Pracovní e-mailová komunikace je v dnešní době natolik samozřejmá, že o ní řada lidí přestala přemýšlet. Důsledkem je běžné nedodržování korespondenční etikety a řada přestupků proti zdvořilosti, které nedělají dobré jméno pisateli ani firmě, v níž pracuje. Jan Dvořák proto nabízí několik praktických doporučení a pravidel, které je třeba mít při práci s poštovním klientem na paměti.

1/ Používejte správný typ písma

Při psaní e-mailů dbejte na standardizovaný typ písma, v pracovním písemném styku se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri s velikostí písma 10 - 12. Styl oficiální komunikace je součástí korporátní identity, která má být ucelená.

Nezapomínejte na to, že e-mailová pošta je vaší vizitkou. Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti. Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku.Nikoli: Dobrý den, pane Novák.

2/ Uvádějte vždy předmět zprávy

E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace.

Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu. „Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše pošta bude obsahovat více než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon,“ radí Jan Dvořák.

3/ Pozor na emoce a sarkasmus

Lidé leckdy používají e-mail jako prostředek k řešení různých vnitropodnikových sporů. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už jde o kolegu nebo nadřízeného. V každém případě je nevhodné vést korespondenci pod vlivem negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii. Osobně si můžete připadat chytří nebo zajímaví, ale adresát vašeho sdělení nemusí váš vtip stejným způsobem rozkódovat. Riskujete tak vznik nedorozumění.

4/ Emotikony používejte s citem

Vyvarujte se rovněž familiérního stylu zpráv. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v mailu emotikony, nepůsobí to profesionálně. Zvláště pak v případě, napíšete-li „smajlíka“ do prvního mailu osobě, která  zaujímá nadřízenou pracovní pozici. Lepší je počkat, až mezi adresátem a příjemcem povolí ledy, lépe se poznají a komunikace získá neformálnější tón, který vzejde „z druhé strany“. . Za těchto okolností můžete zkusit emotikonu použít.

5/ Při hromadné korespondenci odpovídejte všem

„V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce ’odpovědět všem‘. Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán,“ říká Jan Dvořák. Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu ’ano / ne‘, která není pro ostatní účastníky důležitá, neuvádějte zbytek korespondentů do kopie. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.

6/ Kdy používat při hromadné korespondenci slepou kopii

Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do takzvané skryté kopie. Vaši  zprávu dostanou všichni adresáti, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.

7/ Nesposílejte nadměrně velké přílohy

Poměrně velkým úskalím při e-mailové komunikaci bývá velikost přiložených souborů, která by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některu z verzí internetových úložišť. Další možností je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR, jejich velikost bude znatelně menší.

8/ Nespoléhejte na funkci kontrola pravopisu

Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu. Tato pomůcka vás nemusí pokaždé upozornit například na slova, která jsou si na zběžný pohled podobná, ale ve skutečnosti mají v e-mailu chybný tvar. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jste původně zamýšleli napsat „z prava“. Kontrola pravopisu navíc nemá v databázi všechny výrazy, když tudíž dané slovo „nerozpozná“, opraví jej na nejbližší podobný termín. Významem se však už nezabývá.